Mit dem starken Anstieg der digitalen Technologien suchen Organisationen weltweit nach Lösungen, um ihre Workflows zu beschleunigen. Der Gesundheitssektor ist hierbei keine Ausnahme und immer mehr Arztpraxen stellen auf elektronische Kommunikation um. In diesem Beitrag schauen wir uns an, wie die Gesundheitsbranche das nicht zu unterschätzende Medium E-Mail effektiv einsetzen kann.

In dieser Anleitung erfährst du, welche Vorteile eine E-Mail-Strategie deiner Praxis bietet und du bekommst einige nützliche Tipps, um damit loszulegen!

Warum macht die Kommunikation per E-Mail für meine Arztpraxis Sinn?

Eine E-Mail ist eine sehr effektive Kommunikationsmethode, die zum einen kostengünstig ist und sich zum anderen einfach umsetzen lässt.

Mit einer E-Mail kannst du ganz einfach mit Mitarbeitern und Patienten kommunizieren, wichtige Neuigkeiten ankündigen und die alltägliche Administration deiner Praxis vereinfachen.

Welche Arten von E-Mails werden in der Gesundheitsbranche versendet?

Hier sind einige Beispiele für Szenarien, bei welchen häufig E-Mails zum Einsatz kommen, um die Kommunikation in der Praxis zu verbessern:

• Willkommens-Mails und wichtige Infos für Neupatienten
• Automatisierte E-Mails: Termin-Bestätigungen/-Erinnerungen, Untersuchungsergebnisse, Rechnungen, Bewertungen, Feedback-Mails
• Aktionen: z. B. kleine Rabatte für eine Zahnaufhellung, medizinische Fußpflege usw.
• Informative Newsletter: gesundheitliche Beratung und Tipps, Schwangerschaftsinformationen, ...
• News & Ankündigungen: Betriebsferien, neue Öffnungszeiten, Sprechstunden, neue Kontaktinformationen, neue medizinische Geräte, Infos über Video-Sprechstunden
• Gezielte Kampagnen: Grippe-Impfung, Schutzimpfungen, Pap-Abstrich, Zahnkontrolle, Zahnreinigung, ...
• Interne Updates, Aufsichtsrat, Sitzungsprotokolle, Gesundheits- und Sicherheitspolitik, Ergebnisse und Protokolle von Tagungen, ...

Was gehört inhaltlich in die E-Mails für deine Arztpraxis? Die wichtigsten Eigenschaften 

Elemente zur Wiedererkennung

Ob groß oder klein – jede Arztpraxis hat eine eigene CI (Corporate Identity), die auch in deinen E-Mails erkennbar sein sollte.

Diese Elemente sind genau das, was deine Patienten mit deiner Praxis verknüpfen und manchmal ist das optische Erscheinungsbild vielleicht sogar der Grund für eine Entscheidung für genau deine Praxis. Wichtige Elemente – wie z. B. dein Logo und dein Farbschema – sollten sich immer auch in deinen Mails wiederfinden, damit deine Patienten sofort eine klare Verbindung zu deiner Praxis herstellen können.

Platziere dein Logo gut sichtbar in deinem Design, um deine Markenidentität zu stärken

Personalisierung

Als Arzt/Ärztin spielt die persönliche Verbindung zu deinen Patienten eine sehr wichtige Rolle, um ihr Vertrauen zu gewinnen und sie in schwierigen Situationen beruhigen zu können. Das Gleiche gilt auch für deine E-Mails.

Nutze Platzhalter, um deine E-Mails für deine Empfänger zu personalisieren und ihnen ein sicheres Gefühl zu geben.

Geeignete Fonts

Für E-Mails aus dem medizinischen Bereich, die oft sehr wichtige und eventuell auch vertrauliche Informationen enthalten, ist es sinnvoller, eine schlichte, gut lesbare Schrift zu verwenden. In den meisten Fällen sind Sans-Serif-Fonts am besten, weil sie oftmals leichter zu lesen sind.

Außerdem kann eine zu verspielte Schrift von der Botschaft deiner E-Mail ablenken und in manchen Fällen sogar unprofessionell wirken. Zudem können bestimmte Fonts, die nicht ganz klar lesbar sind, für Patienten mit Sehschwäche oder Leseschwierigkeiten eine echte Hürde darstellen.

Erfahre mehr über barrierefreie E-Mails.

Alle Kontaktinformationen auf einen Blick

Als Arztpraxis ist es extrem wichtig, dass deine Patienten dich jederzeit erreichen können. Aus diesem Grund sollte auch jede E-Mail, die du versendest, deine Kontaktinformationen beinhalten.

Abgesehen von Terminvereinbarungen, sind diese Informationen auch hilfreich, um offene Fragen klären zu können, die vielleicht in deiner E-Mail noch nicht beantwortet wurden. Wenn deine Kontaktinfos in der Mail stehen, erleichtert das deinen Patienten die Kontaktaufnahme mit deiner Praxis.

Mail Designer 365 bietet eine große Auswahl an Link-Einstellungen, wie z. B. Mailto-Links, Telefon-Links und SMS-Links, die du direkt in deine Mail einbauen kannst. Konfiguriere deine Mailto-Links mit einem vorausgefüllten Betreff und einer vorausgefüllten Nachricht, um den Ablauf noch einfacher zu machen.

Konfiguriere eigene Kontakt-Links in deinen Mails, damit deine Patienten leichter Kontakt zu dir aufnehmen können.

Die Datenschutzerklärung

Die eigene Gesundheit ist für viele ein sehr vertrauliches und sensibles Thema und dabei spielt natürlich der Datenschutz eine sehr große Rolle. In jeder E-Mail solltest du im Disclaimer auf deine Datenschutzerklärung sowie das Impressum und jegliche andere wichtige Informationen verlinken.

In den meisten Ländern ist außerdem eine klare Abmeldemöglichkeit in der Mail verpflichtend – insbesondere, wenn die E-Mails einen Werbe-Charakter haben. Aus diesem Grund sollte am besten in jeder E-Mail immer ein Abmelde-Link in den Disclaimer eingefügt werden, um rechtlich auf Nummer sicher zu gehen.

Achte darauf, dass dein E-Mail-Disclaimer alle wichtigen Links und Informationen sowie einen Abmelde-Link enthält.

In diesem Beitrag findest du mehr Tipps für den E-Mail-Disclaimer.

E-Mail-Marketing-Strategie für die Gesundheitsbranche

Neben den alltäglichen E-Mails kann deine Praxis E-Mails auch effektiv einsetzen, um bestimmte Leistungen zu vermarkten oder eine Kampagne an Patienten zu versenden.

Feedback-E-Mails senden

Ob Hausarzt, Zahnarzt, Augenarzt – es ist wichtig, dass sich deine Patienten bei dir wohlfühlen und deine Praxis nach ihrem Besuch auch weiterempfehlen würden.

Ehrliches Feedback ist in der Gesundheitsbranche sehr wichtig und du kannst eine E-Mail nutzen, um deine Patienten dazu aufzufordern, ihre Erfahrungen anonym mit dir zu teilen.

Neben Bewertungen bei Google und Yelp, gibt es auch Webseiten wie z. B. Jameda, auf denen Ärzte von Patienten bewertet werden. So können Neupatienten schneller eine Entscheidung für eine bestimmte Praxis treffen. Außerdem könntest du auch ein Google-Formular oder eine Umfrage erstellen, um Feedback zu sammeln, das nicht direkt der Öffentlichkeit zugänglich ist.

Unabhängig davon, auf welchem Weg du Feedback bekommen möchtest, solltest du versuchen, die Mail, in der du um Feedback bittest, in deine E-Mail-Strategie zu integrieren. So können Patienten leichter ihre Gedanken, Lob und evtl. auch Kritik mit dir teilen.

Aktionen und neue Leistungen bewerben

Wenn deine Praxis auch kosmetische Leistungen, wie z. B. Zahnaufhellung, Zahnkorrekturen, Veneers usw. anbietet, kannst du dies auch in deinen Mails bewerben – besonders gut eignen sich hierfür auch kleine Rabatt-Aktionen.

Auch für andere Bereiche, wie z. B. die Chiropraktik, Physiotherapie, Massage usw. eignen sich E-Mail-Newsletter, um mehr Leute darauf aufmerksam zu machen.

Wenn deine Praxis über ein spezielles (neues) Gerät oder andere neue Technologien verfügt, ist es sinnvoll, dies auch in der Mail zu erwähnen, damit deine Patienten über den technologischen Fortschritt in deiner Praxis informiert sind.

Gezielte medizinische Kampagnen gestalten 

Grippeimpfung, Zahnkontrolle, Pap-Abstrich, Sehtest: Diese Untersuchungen sind dafür bekannt, oft von Patienten aufgeschoben zu werden.

Nutze deine E-Mails auch strategisch, um Patienten dazu zu ermutigen, Termine für diese wichtigen Behandlungen zu vereinbaren. Dabei kannst du auch die Vorteile regelmäßiger Checks auflisten und direkte Kontakt-Links einfügen.

Heute mit einer E-Mail-Strategie für deine Arztpraxis loslegen

Das waren unsere besten Tipps für den einfachen und doch effektiven Einsatz von E-Mails in der Gesundheitsbranche. Wir hoffen, der Guide hat dir gefallen und du wirst diese Ideen auch für deine Praxis ausprobieren.

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