E-Mail-Marketing für Events – Best Practice-Tipps und Template-Inspiration

By 17. März 2021Unkategorisiert

Ob für ein virtuelles Meeting, ein Webinar oder eine andere große Veranstaltung – die Planung für Business-Events braucht viel Zeit und ist aufwendig. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass du für das Bewerben deines Events eine gute Strategie ausarbeitest, damit sich die ganze Planung dann auch wirklich lohnt.

Warum sollte ich mein Business-Event per E-Mail vermarkten?

Das Versenden von E-Mails lässt sich einwandfrei in deine Event-Marketing-Strategie integrieren. Im Vergleich zu nicht nachhaltigen Flyern, leicht übersehbaren Social Media Beiträgen und teuren Werbespots ist eine HTML E-Mail ein kostengünstiger Weg, um dein nächstes Event zu vermarkten und gleichzeitig auch alle wichtigen Infos mit deinen Subscribern zu teilen.

In diesem Guide teilen wir ein paar wichtige Tipps mit dir, die du bei der Planung deiner Event-Marketing-Mails bedenken solltest. 

E-Mail-Marketing-Tipps für Business-Events

CI-konform bleiben

Generell ist ein Business-Event ein guter Weg, um deine Fachkenntnisse in einem bestimmten Bereich unter Beweis zu stellen. Außerdem kannst du über ein Event durch deine Professionalität auch potentielle neue Kunden gewinnen. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass deine Event-E-Mails einen guten Eindruck machen und CI-konform sind.

Bei der Gestaltung deiner Event-Ankündigungs-Mails solltest du darauf achten, deine gewöhnlichen Branding-Elemente zu verwenden. Auf der einen Seite umfasst dies u. a. dein Logo, deine Schrift, dein Farbschema, das Layout usw. Jedoch spielt auch der E-Mail-Text eine große Rolle und sollte vom Ton und der Ansprache her die Inhalte deiner Webseite widerspiegeln.

Wenn deine E-Mails sich optisch und auch vom Wording her perfekt in dein Firmen-Erscheinungsbild integrieren, ist es für Kunden einfacher, eine klare Verbindung zu deinem Unternehmen herzustellen.

email invitation by Facebook Developer Conference

Obwohl sie relativ schlicht ist, passt diese Mail perfekt zu dem typischen, bekannten F8-Style.

Tipp: Mail Designer 365 hat alle Tools, die du brauchst, um für dein Unternehmen maßgeschneiderte Mailings zu erstellen. Mit Support für eigene Farbwelten sowie über 1000 Webschriften (und einfachen Import-Optionen) bleiben deine Mails garantiert immer CI-konform.

Die wichtigsten Details in der Mail auflisten

Abhängig von der Größe deines Events, ist die erste Einladungsmail immer auch der erste Referenzpunkt für deine Eingeladenen.

Wenn alle Details direkt in der Ankündigungs-Mail übersichtlich zu finden sind, können Eingeladene besser sehen, wo und wann genau dein Event stattfinden soll, und bekommen auch direkt nähere Infos, wie z. B.:

  • Wie kann man sich registrieren/Tickets kaufen?
  • Online Events: Wie nimmt man am Webinar/dem Livestream/dem Meeting/… teil?
  • Was wird für das Event benötigt?
  • Tipps für die Anfahrt
  • Kontaktinformationen und Support

Eine informative E-Mail, die alle wichtigen Infos enthält, wird dem Empfänger einen großen Mehrwert bieten.

Ein übersichtliches Event-Programm erstellen

Ein spannendes Event-Programm sorgt dafür, dass sich Eingeladene auf deine Veranstaltung freuen. Dies ist besonders bei größeren Events, wie z. B. Konferenzen, Seminaren oder Firmenevents effektiv.

Das Programm in einer E-Mail zu veröffentlichen, hilft den registrierten Gästen bei der Event-Vorbereitung und kann eine wichtige Entscheidungshilfe für noch unentschlossene Eingeladene sein.

webinar promotion by Zapier

Zapier listet in dieser E-Mail die geplanten Themen für das Webinar auf und informiert den Empfänger zudem auch über die erwartete Dauer des Events.

Tipp: Ein Tabellenlayout eignet sich perfekt für ein Event-Programm – wie in dieser Designidee „Event Agenda“. Exklusiv in Mail Designer 365 verfügbar.

html email template for event agenda

Das Kalender-Event anhängen

Die meisten führenden Kalender-Dienste ermöglichen es dem Anwender, ein Kalender-Event als ICS-Datei zu exportieren, welche Empfänger dann in den eigenen Kalender importieren können. Deine Subscriber behalten den Überblick, indem du eine ICS-Datei an deine Mail anhängst.

So kannst du eine Kalender-Datei mit deiner Mail Designer 365 E-Mail versenden.

Teile die Highlights von bisherigen Events

Falls dein Event eine wiederkehrende Veranstaltung ist (z. B. eine jährliche Konferenz oder ein monatliches Webinar), kann es auch sinnvoll sein, einige Highlights bisheriger erfolgreicher Events zu teilen, wie zum Beispiel Videos, Präsentationen, Podcast-Aufnahmen usw.

So zeigst du neuen Teilnehmern, was sie von der Veranstaltung erwarten können. Außerdem sorgen die Rückblicke auch dafür, dass damalige Gäste wieder daran erinnert werden, wie interessant und unterhaltsam das letzte Event war.

Social Media effektiv einsetzen

Social Media kann auch ein nützliches Tool sein, um mehr Leute zu erreichen. Durch einen eigenen Hashtag können sich Teilnehmer, Gast-Sprecher und Gastgeber zum Beispiel leichter online austauschen und gleichzeitig werden mehr Leute, die sich vielleicht noch nicht registriert haben, auf das Event aufmerksam.

Nutze deine Event-Marketing-Mails, um deine Social Media-Plattformen zu bewerben und Gäste dazu zu bringen, online über das Event zu posten. Ein zusätzlicher Pluspunkt: So erzielst du langfristig auch mehr Follower.

Litmus email promotion for an upcoming event

Litmus hat in dieser Mail eine effektive Cross-Promotion für ihren Twitter Account gemacht, indem sie einen eigenen Hashtag für ihr Event ins Leben gerufen haben.

Tipp: Mail Designer 365 bietet dir alle Ressourcen, die du brauchst, um auffällige Social Media-Buttons zu erstellen, die Leser auf deine Twitter-, LinkedIn-, Instagram- und Facebook-Seiten verlinken.

Erinnerungs-Mails versenden

Auch zusätzlich zu einer automatisierten Kalender-Einladung ist eine letzte Erinnerungs-Mail ein freundlicher Weg, um deinen Event-Teilnehmern alle finalen Details zum Event zu geben, bevor es losgeht.

Wenn spezifischere Informationen in den ersten Mails gefehlt haben, kannst du diese somit noch ergänzen und deine Teilnehmer auf dem Laufenden halten.

event reminder email by CI Radar

CI Radar bietet mit dieser Erinnerungs-Mail eine sehr übersichtliche Zusammenfassung aller Event-Details.

Verwende in der Mail eine freundliche Ansprache – so freuen sich die Teilnehmer schon auf dein Event.

Tipp: Mail Designer 365 unterstützt Mailto-, SMS- und Telefon-Links. Nutze diese und füge deine Kontaktinformationen ein, damit Gäste ganz einfach Kontakt zu dir aufnehmen können, falls sie noch letzte Fragen haben sollten. Du kannst außerdem auch schon einen Betreff und Text vorausfüllen, um die Nachrichten später einfacher bearbeiten zu können.

Feedback nach dem Event sammeln

Insbesondere, wenn Events ein wichtiger Teil deiner Marketing-Strategie sind, ist es sinnvoll, nach jedem Event Feedback von den Teilnehmern einzusammeln. Ob mit einer einfachen Sterne-Bewertung oder einer detaillierteren Umfrage – du kannst eine schöne Feedback-E-Mail gestalten, um mehr über die Erfahrungen deiner Gäste herauszufinden.

Als kleinen Anreiz für die Teilnahme an deiner Umfrage könntest du z. B. eine Verlosung ankündigen oder ein kleines Werbegeschenk anbieten. Je kreativer, desto besser!

Deine Event-Marketing-Strategie mit Mail Designer 365 aufbauen

Wir hoffen, diese Tipps helfen dir bei der Planung deiner nächsten Event-E-Mail.

Mail Designer 365 ist ein essenzielles Tool für das mühelose Erstellen stylischer und intuitiver Firmen-E-Mails. Neben E-Mail-Templates für Events bietet Mail Designer 365 auch zahlreiche Vorlagen für Sales, automatisierte Kampagnen, Ankündigungen, saisonale Events uvm. Entdecke alle HTML Vorlagen…

event invitation email template

html email template for online event invitation

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