Wie ihr interessante interne Newsletter für euer Team bauen könnt

Ein interner Newsletter bringt wichtige Informationen an einen festen Ort und hilft eurem Team, Entscheidungen, Erfolge und kommende Termine besser einzuordnen. Damit die E-Mail tatsächlich gelesen wird, braucht sie eine klare Struktur, relevante Themen und einen verlässlichen Rhythmus.

Die folgenden Tipps zeigen euch, wie ihr Inhalte auswählt, die richtige Ansprache findet und aus einzelnen Mitteilungen einen nützlichen Team-Newsletter macht.

Interner Newsletter: Ziel und Leserschaft festlegen

Entscheidet zuerst, wen ihr erreichen wollt und was diese Personen nach dem Lesen wissen oder tun sollen. Ein interner Newsletter für das gesamte Unternehmen braucht andere Inhalte als ein Update für ein einzelnes Projektteam oder die Geschäftsleitung.

Eine Zielgruppe identifizieren

Abhängig davon, wie groß euer Unternehmen ist und was für Neuigkeiten ihr mitteilen wollt, könnte es schwierig sein, einen standardisierten Newsletter zu erstellen. Bevor ihr anfangt, über eure Newsletter-Inhalte nachzudenken, solltet ihr zuerst entscheiden, wer den Newsletter überhaupt bekommen soll. Daraus ergibt sich dann die richtige Ansprache und der Stil für euren Newsletter. Hier kommen ein paar Vorschläge:

• Interne Neuigkeiten (z.B. neue Mitarbeiter, aktualisierte Richtlinien, Mitarbeiter des Monats, Events) – Diese Neuigkeiten sind nur für interne Mitarbeiter und können in einem informellen Stil gehalten sein.
• Anlegerbeziehungen (z.B. finanzielle Informationen, Aktienkurse, neue Partnerschaften) – Diese Informationen sind nur für Aktionäre und Anleger relevant und sollten darum natürlich möglichst professionell wirken.
• Abteilungs-Updates (z.B. Marketing-Update, Social Media Analyse, Personal-Protokolle) – Solche Updates sind für die jeweiligen Abteilungen in eurem Unternehmen relevant und profitieren darum oft von einem etwas professionelleren Ton.
• Allgemeine Nachrichten (z.B. Preise und Leistungen, Management, neue Projekte und Produkteinführungen) – Diese Nachrichten können an eure gesamte Mailingliste gesendet werden, sie sind für alle Beteiligten interessant.

Ein Thema auswählen

Sobald ihr eure Zielgruppe identifiziert habt, könnt ihr mit der Planung der Newsletter-Inhalte loslegen. Versucht, eine Story oder ein Hauptthema zu finden, das ihr als Headline für eure Mail nutzen könnt und das zum Weiterlesen animiert. Der Betreff eignet sich hierfür besonders gut, so wissen eure Empfänger direkt, worum es in Etwa geht, was wiederum die Öffnungsrate erhöhen kann.

Entscheidet euch für ein Hauptthema, das ihr bereits im Betreff anteasern könnt.

Verwendet Umgangssprache

Wenn ihr euer Team ansprechen wollt, greift auf eine eher informelle Sprache zurück, was direkt persönlicher, freundlich und vertrauter rüberkommt. Das ist ein besonders guter Tipp, wenn euer Team relativ groß ist und ihr deshalb nur selten die Möglichkeit habt, persönlich mit Mitarbeitern zu sprechen.

Ein interessantes Layout gestalten

Ein gutes E-Mail-Layout besteht aus einem Gleichgewicht von Text und Bildern. So unterteilt ihr eure Mail, macht sie attraktiver und einfacher zu lesen. In Mail Designer 365 gibt es eine Vielfalt von Layoutoptionen, die ihr für einen professionellen Newsletter verwenden könnt.

Zum Beispiel könnt ihr diesen vierspaltigen Layoutblock verwenden, um längere Texte im Magazin-Stil zu layouten:

Verwendet den vierspaltigen Layoutblock für längere Texte.

Was Bilder angeht, könnt ihr euch für ein großes Aufmacherbild entscheiden, welches sofort die Aufmerksamkeit eurer Leser gewinnt, oder alternativ könnt ihr Platz sparen, indem ihr auf kleinere Bilder mit Bildunterschriften zurückgreift:

Einen positiven Ton bewahren

Kleine Auszeichnungen, wie z.B. der Mitarbeiter des Monats, sind ein effektiver Weg, die Stimmung im Team zu verbessern und ein Lob auszusprechen. Außerdem könnt ihr positive Nachrichten mit euren Kollegen teilen, um sie weiterhin motiviert zu halten – oder ihr kommuniziert ganz offen, wenn es gerade nicht so gut läuft, und bittet aktiv um Engagement und volle Motivation.

Auszeichnungen, wie z.B. der Mitarbeiter des Monats, sind effektiv für eine gute Stimmung im Team.

Bleibt konsistent

Ihr solltet versuchen, eure Newsletter so konsistent wie möglich zu halten, damit eure Leser schon in etwa wissen, was sie erwartet. Aspekte wie das Farbschema, der Newslettertitel, Schriftarten und das Layout sind dabei wichtig. Ihr könnt auch regelmäßige Features wie Zitate, einen Kalender oder eine Art Bildergeschichte oder Comic einführen. So entsteht eine Vorlage, die ihr für zukünftige Designs wieder verwenden könnt und die sich bereits das eine oder andere Mal bewährt hat.

Tipp: Ihr könnt eine Vorlage in Mail Designer 365 gestalten und speichern, die ihr später duplizieren und für zukünftige Newsletter wiederverwenden könnt. So behaltet ihr alle Formatierungen und Layout-Einstellungen bei.

Dupliziert einen bestehenden Newsletter und behaltet so Stile und Formatierungen bei.

Einen Plan für den Versand entwerfen

Egal, ob ihr eine kleine Firma, ein großer Konzern, oder ein kleines Team innerhalb eines großen Unternehmens seid, solltet ihr einen Versandplan für eure individuellen Bedürfnisse erstellen. Auch, wenn dieser Plan nicht zu 100% genau sein muss, ist eine Routine doch sehr effektiv, um mit euren Mitarbeitern oder Aktionären im Kontakt zu bleiben.

Zusammenfassung

1. Findet eine Zielgruppe und passt den Newsletter-Inhalt und die Ansprache entsprechend dafür an.
2. Gebt jedem Newsletter ein klares Thema.
3. Versucht, regelmäßig wiederkehrende Elemente in euren Newsletter zu integrieren, damit Mitarbeiter interessiert bleiben.
4. Achtet darauf, dass das Design und der Versandplan konsistent sind.

Wir hoffen, wir konnten euch mit unseren Tipps für interne Newsletter inspirieren. Ihr könnt alle Tipps und Tricks jederzeit in Mail Designer 365 ausprobieren, indem ihr die App gratis von unserer Webseite ladet!

Bis bald,
euer Mail Designer 365 Team

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