Egal, wie groß oder klein dein Unternehmen ist – ein interner Mitarbeiter-Newsletter hat viele Vorteile. Interne Newsletter sind nicht nur eine große Hilfe bei der Kommunikation, sondern sorgen auch für gute Stimmung im Team und so auch für ein angenehmes Arbeitsumfeld.

Am Anfang kann es schwierig sein, einen Einstieg zu finden, wenn man zum ersten Mal einen Mitarbeiter-Newsletter zusammenstellen möchte. Die Inhalte, die Struktur und der Plan, wann versendet werden soll, werfen Fragen auf, die sich aber durch gute Planung ganz leicht beantworten lassen.

Um dir ein wenig Inspiration zu geben, bieten wir dir in diesem Artikel einen exklusiven Einblick hinter die Kulissen unseres eigenen internen Newsletters. Wir zeigen dir, was wir - das Mail Designer 365 Team - beim Aufbau unserer internen Newsletter beachten und wie wir vorgehen. Außerdem findest du unten einige nützliche Tipps, die du für deinen eigenen Newsletter umsetzen kannst.

Inhalte

• Die Vorteile eines internen Newsletters
• Unsere Strategie für interne Newsletter – ein exklusiver Einblick
• Einen internen Newsletter erstellen: So geht's

Die Vorteile eines internen Newsletters

Vielleicht fragst du dich, warum du so viel Zeit in einen internen Newsletter investieren solltest, da es ja bereits so viele andere Kommunikationsmethoden in deinem Unternehmen gibt. Darum kommen hier drei wichtige Vorteile, die E-Mail-Newsletter gegenüber anderen Kanälen bieten:

1. Kommunikation

Obwohl Slack und ähnliche Tools viel schneller und einfacher erscheinen als der Weg über eine E-Mail, werden bei dieser schnellen Art von Kommunikation wichtige Ankündigungen oftmals leicht übersehen. Im Vergleich landet der interne E-Mail-Newsletter direkt in der Inbox deiner Mitarbeiter und wird daher mit höherer Wahrscheinlichkeit auch gelesen.

2. Komfort

Heutzutage existieren zahlreiche Kommunikations-Plattformen für Unternehmen (z. B. Chat-Dienste, Intranet, Schwarzes Brett, Social Media Gruppen usw). Das führt oft dazu, dass wichtige Neuigkeiten und Ankündigungen inflationär überall geteilt werden und es deswegen dann zu Verwirrungen kommt. Ein interner Newsletter ermöglicht es dir, alle wichtigen Informationen in einer Mail zusammenzufassen, damit deine Mitarbeiter nichts verpassen.

3. Konformität

Das Branding ist sowohl extern als auch intern für jedes Unternehmen ein sehr wichtiger Aspekt. Unter allen Kommunikationswegen ist der E-Mail-Newsletter wohl der beste Weg, um sicherzustellen, dass du immer CI konform bleibst.

Ein eigenes Template für E-Mail-Newsletter zu erstellen garantiert, dass wichtige Elemente wie das Logo, die CI, die Unternehmens-Richtlinien usw. immer beibehalten werden. Dies ist bei größeren Unternehmen besonders effektiv, denn so entsteht im Team ein Gefühl der Zusammengehörigkeit – ganz unabhängig vom Aufenthaltsort der einzelnen Kollegen.

Unsere Strategie für interne Newsletter

Da interne Newsletter in der Regel natürlich nicht für die Allgemeinheit veröffentlicht werden, können wir dir dieses Mal keine Beispiele von anderen Firmen zeigen. Aus diesem Grund (und natürlich auch weil wir sehr stolz darauf sind) wollen wir dir einen Einblick in unsere eigene Newsletter-Strategie geben.

Hier ist eine kurze Übersicht über unseren internen Team-Newsletter:

• Name: Zeitpunkt Journal (benannt nach unserem geliebten HQ, dem Zeitpunkt Haus)
• Chefredakteurin: Unsere Lisa Heisenberg
• Versandzeitpunkt: Jeden Mittwoch
• Themen: Ankündigungen, Personal-Updates, Erinnerungen, aktuelle Nachrichten, Team-Spaß, lustige Memes und noch vieles mehr!
• Bereits versendete Ausgaben: 69 (Stand: 15.07.2020)

Jeder interne Newsletter beginnt mit der Nummer der Ausgabe und einer kurzen Einleitung.

Was kommt rein, in unseren internen Newsletter?

Hauptsächlich nutzen wir unseren internen Newsletter als Tool, um wichtige Neuigkeiten und Ankündigungen mit dem ganzen Team zu teilen. Gute Kommunikation macht einen großen Teil unseres Workflows aus und der Newsletter hilft uns dabei, das ganze Team bezüglich Neuheiten und Änderungen auf dem Laufenden zu halten.

Hier sind einige Beispiele von Inhalten, die wir in letzter Zeit in unserem Newsletter thematisiert haben:

Gesundheits-Richtlinien: Covid-19 ist natürlich auch für uns – wie für die meisten Unternehmen – eine große Herausforderung. Um die Ausbreitung des Virus in unserem Büro zu verhindern, haben wir unsere Gesundheits-Richtlinien angepasst und diese mit dem ganzen Team in einem internen Newsletter geteilt.

Dein interner Newsletter ist der beste Weg, um alle im Team über neue Richtlinien zu informieren.

Personal-Updates: Wir sind ein wachsendes Team und freuen uns sehr, wenn wir neue Mitarbeiter im Zeitpunkt Haus willkommen heißen können. Das Zeitpunkt Journal ist perfekt, um neue Mitarbeiter vorzustellen und sie im Team zu begrüßen. (PS: Hier findest du unsere aktuellen Stellenangebote)

Wichtige Termine: Wir planen regelmäßige Events, wie z. B. Team-Aktivitäten, Meetings, Veranstaltungen usw. Unser Zeitpunkt Journal nutzen wir dann, um alle Team-Mitglieder dazu einzuladen und sie auch an kommende Termine zu erinnern. Hier zum Beispiel haben wir alle zum gemeinschaftlichen Schauen der letzten Apple WWDC Keynote eingeladen:

Event-Ankündigungen und Einladungen gehören auch in deinen internen Newsletter.

Wiederkehrende Abschnitte in unserem internen Newsletter

Während die Inhalte, die wir jede Woche in unseren Newsletter aufnehmen, immer variieren, gibt es auch einige Abschnitte, die immer wieder dabei sind. Hier sind einige Beispiele von wiederkehrenden Rubriken, die in (fast) jedem Zeitpunkt Journal zu finden sind ...

Zeitpunkt Haus Survival Tipps: Nützliche Tipps und Life-Hacks, um das Leben im Büro zu vereinfachen.

Tweet der Woche: Denn wer liebt Twitter nicht? Hier zeigen wie die besten und lustigen Twitter-Inhalte der Woche.

Traurig aber wahr.

Team Lunch Friday: Freitags treffen wir uns alle zusammen und kochen. Natürlich kündigen wir das geplante Menü für die aktuelle Woche in unserem internen Newsletter an.

Na, Hunger bekommen?

Team-Aktivitäten: Wenn wir nicht fleißig an Mail Designer 365 arbeiten, nehmen wir auch gern an diversen Team-Aktivitäten teil. In den letzten Wochen fand z. B. die große Ping Pong Meisterschaft statt – ein internes Tischtennis-Turnier. Der Newsletter bietet uns einen praktischen Weg, um Informationen zu den Ergebnissen sowie zu kommenden Matches zu veröffentlichen.

Nutze deinen internen Newsletter, um Team-Aktivitäten zu pushen.

Einen internen Newsletter in Mail Designer 365 erstellen

Wenn du jetzt auch den Entschluss gefasst hast, einen regelmäßigen internen Newsletter zu versenden, brauchst du dafür nur noch die richtigen Tools. Natürlich nutzen wir Mail Designer 365, um unseren Newsletter zu gestalten, zu bearbeiten und ans ganze Team zu schicken.

Mail Designer 365 macht es einfach, innerhalb von Minuten professionelle Newsletter-Layouts per Drag & Drop zu gestalten.

Unsere 5 Tipps, um in Mail Designer 365 interne Newsletter zu erstellen:

• Speichere dein Template ab und dupliziere es für künftige Ausgaben, damit du immer ein einheitliches Layout beibehältst.
• Verwende Text-Stile, um die Bearbeitung zu vereinfachen und das Design einheitlich zu machen
• Gib deinen Designs einen Charakter – z. B. mit der Unsplash-Integration für Fotohintergründe oder den Form- und Grafik-Tools für Buttons und Störer

Mail Designer 365 bietet eine Auswahl an Formen und Grafiken, die dir helfen, deine Designs auffälliger zu machen

• Nutze die Smartphone-Ansicht, um dein Template für mobile Geräte zu optimieren, damit Mitarbeiter den Newsletter auch unterwegs lesen können
• Versende den Newsletter über deinen E-Mail-Account direkt aus Mail Designer 365 heraus. So kannst du einen eigenen E-Mail-Account konfigurieren.

Wir hoffen, dieser Einblick in unseren internen Newsletter-Workflow war für dich interessant. Alle Tipps kannst du jederzeit in Mail Designer 365 ausprobieren, um einen Newsletter zu erstellen, den dein Team lieben wird.

Du hast noch keinen Mail Designer 365 Plan? Registriere dich heute kostenlos, um deine Demo zu starten und direkt alle Features zu testen.

Bleib kreativ,

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Der erste Eindruck ist oft entscheidend und die Art, wie dein Unternehmen Neukunden begrüßt, spielt dabei eine sehr große Rolle. Eine Strategie für deine Willkommens-Mails zu entwickeln ist besonders wichtig, weil das dafür sorgt, dass du direkt von Anfang an ein gutes Verhältnis zu deinen Kunden aufbaust.

In dieser Anleitung zeigen wir dir die wichtigsten Schritte, die deine Kunden während der Startphase durchlaufen, sowie einige tolle Beispiele von Willkommens-Mails, die uns besonders gut gefallen.

Inhalte:

• Was ist eine Willkommens-E-Mail Serie?
• Welche Arten von Willkommens-E-Mail Serien gibt es?
• Was gehört in eine Willkommens-E-Mail?
• Eine Willkommens-E-Mail Serie für dein Unternehmen gestalten

Was ist eine Willkommens-E-Mail Serie?

Eine Willkommens-E-Mail Serie ist eine automatisierte Serie von Mails, die an Neukunden verschickt werden – erstens, um sie zu begrüßen und zweitens, um auf eine bestimmte Handlung hinzuweisen (z. B. den Kauf eines Produkts).

Einfach veranschaulicht ist deine Willkommens-E-Mail Serie im Prinzip wie ein Kellner im Restaurant: Wenn du ankommst, wirst du direkt vom Kellner begrüßt und zu deinem Platz gebracht. Danach wirst du auf die Speisekarte hingewiesen und bekommst weitere Add-Ons angeboten. Während deines Aufenthaltes kümmert er sich auch darum, dass du dich wohl fühlst und alles hast, was du brauchst.

Arten von Willkommens-E-Mail Serien

Als Erstes solltest du dir überlegen, was das Ziel für deine Willkommens-Kampagne ist. Deine ausgewählte CTA (Call-to-Action) hilft dir dann, deine Willkommens-Mail-Serie entsprechend zu strukturieren und die bestmöglichen Inhalte zu erstellen.

Hier sind einige typische Beispiele von Willkommens-Mail Serien, die du vielleicht schon kennst:

Verkaufsbasierte Willkommens-Serien

Diese Art von Willkommens-E-Mails ist sehr häufig – insbesondere bei Modehäusern und Onlineshops. Die CTA bezieht sich meistens auf den Verkauf und das Ziel ist es, Neukunden zu überzeugen, ihre erste Bestellung zu machen.

In solch einer Willkommens-Serie werden oft neue Produkte beworben und coole Rabatte und Aktionen angeboten. In diesem Beispiel von ASOS werden Neukunden durch eine exklusive 10% Aktion zum Shoppen verführt.

Ein 10% Rabatt hilft ASOS, Neukunden direkt auf ihre Webseite zu bringen.

Hier sorgt auch ein effektiver Betreff dafür, dass sich der Leser direkt angesprochen fühlt.

Informative Willkommens-Mails

Neukunden über das jeweilige Produkt oder den jeweiligen Dienst zu informieren ist natürlich auch häufig das Ziel von Willkommens-Mails. Solche Inhalte können zum Beispiel als Tutorial geliefert werden, um neuen Nutzern alle nötigen Informationen zu geben, die sie für den Start brauchen.

Diese Onboarding-Mail von Webflow zeigt neuen Usern, wie sie mit dem Tool loslegen können.

Alternativ kannst du deine Willkommens-Mails auch nutzen, um neu registrierten Kunden mehr Informationen über dein Unternehmen und deine Leistungen zu geben. Zum Beispiel könnte eine Wohltätigkeitsorganisation neuen Unterstützern durch Geschichten und Statistiken zeigen, wie gespendetes Geld verwendet wird.

Nutze deine Willkommens-Mail Serie, um neue Kunden über deine Organisation und deine Leistungen zu informieren.

Interaktive Willkommens-Serien

Es gibt viele Unternehmen, für die es nicht nur um den Verkauf geht. Für Firmen, die z. B. einen Dienst oder ein Tool anbieten, ist es natürlich wichtig, dass Neukunden das Produkt nutzen und ausprobieren, um von seinen Vorteilen profitieren zu können.

Generell wird Kunden ein Schritt-für-Schritt-Workflow gezeigt, damit sie möglichst schnell und unkompliziert lernen, wie alles funktioniert.

Diese Willkommens-Mail zeigt neuen Nutzern, wie sie in 3 Schritten mit Glassdoor loslegen können.

In diesem Beispiel erklärt das Goodreads Team Schritt für Schritt, wie der Service funktioniert.

Was gehört in eine Willkommens-E-Mail?

Jedes Unternehmen hat unterschiedliche Ziele für seine Willkommens-E-Mail Serie und aus diesem Grund variiert auch die Strategie von Firma zu Firma stark. Abhängig von den Zielen und dem erwünschten Neukunden-Erlebnis unterscheiden die Kampagnen sich oft in Dauer, Intensität, Inhalten und CTA.

Hier sind einige typische Beispiele von Mails, wie sie viele Firmen versenden:

Opt-in / Verifizierung

Seit der Einführung der DSGVO ist das Double-Opt-In jetzt für viele Unternehmen ein notwendiger Teil der E-Mail-Strategie.

Eine Verifizierungs-Mail zu schicken hilft dabei, deinen E-Mail-Verteiler vor Spam-Bots zu bewahren und stellt zudem sicher, dass neu angemeldete Kontakte deine Mails wirklich empfangen wollen.

Diese schlichte Verifizierungs-Mail von Product Hunt erfüllt ihren Zweck und ist gleichzeitig CI-konform.

Wann soll ich verschicken? Du solltest deine Verifizierungs-Mail so schnell wie möglich nach der Anmeldung verschicken, damit der Kunde sofort weitermachen kann und in der Zwischenzeit nicht schon wieder vergessen hat, dass er sich registriert hat.

Willkommens-Mail

Diese Mail ist der erste entscheidende Kontaktpunkt zum neuen Kunden und bestimmt die Richtung der restlichen Mails der Serie. Bedanke dich bei Neukunden und weise sie dann mittels einer klaren CTA auf die relevantesten Links und Informationen hin, damit klar ist, was sie als Nächstes tun sollen.

Diese Willkommens-Mail von Zoom ist effektiv, weil sie den Kunden nochmal an die Bedingungen seines Plans erinnert und die ersten Schritte klar aufzeigt.

Superdry schreibt als erstes ein kurzes Dankeschön und bietet dann eine Übersicht über die diversen Mails und Angebote, die auf den Kunden warten.

Wann sollte ich versenden? Die erste Willkommens-Mail solltest du sehr bald nach der Verifizierung schicken. So kannst du sicherstellen, dass der Kunde dein Unternehmen noch im Kopf hat.

Segmentierung

E-Mail-Segmentierung ist ein wichtiger Aspekt deiner E-Mail-Marketing-Strategie, weil sie dafür sorgt, dass deine E-Mails immer an die optimale Zielgruppe verschickt werden.

Du kannst deine Willkommens-E-Mail Serie auch nutzen, um mehr über deine Kunden zu erfahren.

Erstelle eine Mail, die du an Neukunden schickst, um ihnen die Möglichkeit zu geben, ihre persönlichen Daten (wie z. B. Alter, Wohnort, Geschlecht, Interessen usw.) und E-Mail-Präferenzen zu hinterlegen und zu aktualisieren. So kannst du sie einfacher einer passenden Zielgruppe zuordnen und ihnen in Zukunft gezielt Mails schicken, die für sie wirklich relevant sind.

Diese Willkommensmail von Britannica ist sehr hilfreich für die spätere Zielgruppen-Einteilung.

Ein einfacher Fragebogen gibt dir alle Informationen, die du über den neuen Kunden und seine Präferenzen wissen möchtest.

Wann soll ich versenden? Sende diese Mail einige Tage nach der ersten Willkommens-Mail, damit deine Kunden nicht zu viele Mails auf einmal bekommen. Länger zu warten ist aber auch nicht ideal, weil dein Unternehmen noch in frischer Erinnerung des Kunden sein sollte.

Call-to-Action-Mail

Nutze die nächste Mail, um deine Kunden direkt auf deine wichtigste CTA hinzuweisen. Das sollte natürlich der für dich optimale nächste Schritt sein. Mögliche Beispiele sind:

• Ein Produkt in deinem Onlinestore zu kaufen
• Ein Video anzuschauen
• Einen neuen Blog-Beitrag zu lesen
• Ein Rezept auszuprobieren
• Den Dienst weiterzuempfehlen
• ...

Diese Mail sollte über interessante Texte, auffällige Grafiken und einen effektiven Betreff verfügen, damit sie für deine Kunden so verlockend wie möglich ist.

Diese Onboarding-Mail von HubSpot informiert Kunden über exklusive Tutorials, die sie während der gratis Probezeit ansehen können.

Riley bietet Neukunden einen $25 Rabatt, um sie auf den Onlinestore zu locken.

Wann soll ich versenden? Gib deinen Kunden ein paar Tage Zeit, um sich erst mal alles alleine anzuschauen. Wenn sich bis dahin noch nichts getan hat, kannst du diese Mail als Erinnerung rausschicken.

Feedback Mail

Es ist oft sinnvoll, neuen Nutzern die Möglichkeit zu geben, ihre Gedanken und Feedback bezüglich ihrer Erfahrungen mit deinem Produkt zu äußern.

Insbesondere für Unternehmen, die eine Demo oder gratis Probezeit anbieten, ist es hilfreich, frühzeitig Feedback zu bekommen, um mögliche Probleme und Fragen schneller zu klären.

Wenn du viele Fragen an deine neuen Kunden hast, kannst du in der Mail auf eine Umfrage verlinken. Alternativ kann es auch oft ausreichen, in der Mail die E-Mail-Adresse oder Telefonnummer deines Support Teams anzugeben, damit der Kunde weiß, dass und wie er jemanden erreichen kann.

NOW TV bietet Neukunden die Chance, schon während der Probezeit über eine Umfrage ihr Feedback zu geben.

Wann soll ich versenden? Wenn du eine Demo anbietest, solltest du die Feedback-Mail eher erst kurz vor Ende der Probezeit schicken. So haben Neukunden die Gelegenheit, das Produkt erst mal zu testen, damit sie dann auch schon eine Meinung dazu haben, wenn deine Mail kommt.

Es ist wichtig zu bedenken, dass eine Willkommens-Mail Serie immer unternehmensspezifisch ist, und dass es nicht nur einen einzigen richtigen Weg gibt. Vielleicht gibt es noch weitere Mails, die du als Teil deiner Willkommens-Serie schicken möchtest, die wir in diesem Artikel jedoch nicht erwähnt haben.

Hier sind noch einige Beispiele, die für manche Firmen auch relevant sein könnten:

• Empfehlungsmail – der Kunde empfiehlt das Produkt weiter und bekommt dafür einen Rabatt oder anderen Anreiz
• Zusatzverkauf – du schlägst weitere Produkte/Upgrade-Optionen vor, die den Kunden auch interessieren könnten
• Plattform-Promotion – du machst den Kunden auf deine anderen Plattformen aufmerksam (z. B. auf deinen Blog, deine Instagram-Seite, YouTube Kanal usw.)
• Zeitdruck aufbauen (z. B. Probezeit läuft bald ab, letzte Chance, um deinen Rabatt zu nutzen usw.)

Eine Willkommens-E-Mail Serie für dein Unternehmen gestalten

Eine automatisierte Willkommens-E-Mail Serie für dein Unternehmen zu gestalten ist viel einfacher als es sich anhört. Du brauchst dafür nur einige aufeinander aufbauende, wirkungsvolle E-Mail-Templates sowie Zugang zu Marketing-Automatisierungs-Tools.

Mail Designer 365 bietet dir eine große Auswahl an HTML E-Mail-Templates, die du mühelos für deine automatisierten Kampagnen anpassen kannst. Der Drag & Drop-Editor macht es auch ganz einfach, eigene E-Mail-Templates innerhalb von Minuten aufzubauen – ganz ohne Coding!

Entdecke eine große Auswahl an Design-Tools in Mail Designer 365, um effektive Templates für deine Willkommens-Mail Serie zu erstellen.

Sobald du deine Templates erstellt hast, kannst du sie direkt zu Mailchimp, Campaign Monitor oder Direct Mail exportieren oder auch als HTML-Datei, um sie mit deinem gewünschten E-Mail-Versanddienst oder deiner Marketing-Plattform zu benutzten.

Hier sind einige beliebte Dienste, die mit Mail Designer 365 kompatibel sind:

• SendinBlue
• ActiveCampaign
• SendGrid
• Customer.io
• Drip

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